Informations générales

Entité de rattachement

GEODIS est un leader mondial du transport et de la logistique, reconnu pour son expertise sur l'ensemble de la supply chain. Partenaire de croissance de ses clients, GEODIS intervient sur cinq métiers : l'optimisation de la chaîne d'approvisionnement, le Freight Forwarding, la logistique contractuelle, la distribution & l'express et le transport routier. Avec un réseau mondial couvrant près de 170 pays et plus de 49 400 collaborateurs, GEODIS se classe au sixième rang mondial de son secteur. En 2022, GEODIS a réalisé un chiffre d'affaires de 13,7 milliards d'euros. GEODIS est une société du groupe SNCF.  
Ce poste est également ouvert à toute personne reconnue travailleur handicapé  

Référence

2024-13166  

Description du poste

Type de contrat

CDI-Temps plein

Fonction

Fonctions Support - Services Généraux & Immobilier

Intitulé du poste

Assistant Administratif H/F

Description de la mission

Rattaché(e) à l'assistante de Direction Technique, au sein de la Division Gestion Immobilière, dans nos locaux situés Boulevard Ney Paris 18ème, vous aurez pour mission de gérer la gestion administrative sur :

Partie Direction Générale
Secrétariat classique : Bureautique, rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les classer, suivi des dossiers, accueil téléphonique et redirection des appels vers les bons interlocuteurs.
Archivage : Création/Actualisation des données (Tableau des dossiers archivés)
Gestion du courrier arrivée (en l'absence de l'assistante de direction) : Tri, rapprochement des documents, copie, scan, enregistrement sur tableau, Scan du courrier arrivé
Suivi du matériel GGI: Suivi/Manipulation/relation avec les fournisseurs : Copieurs CANON/Machine à affranchir Pitney Bowes
Commander et gérer les fournitures de bureau de tous les services: Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer, Gestion des commandes auprès des fournisseurs
Suivi des baux locataires :Alerter sur le renouvellement des baux 1 an avant l'échéance. Préparer les annexes papier.
Partie Direction Technique
CH 400 Badges/Parking : En l'absence de RC : Enregistrement des badges/Mise à jour du tableau des places de parking/Préparation de la facturation aux locataires (scan des justificatifs) et enregistrement des données pour la facturation mensuelle aux locataires.
Rédaction de compte rendu : Réunions fournisseurs / direction technique
Suivi des contrats fournisseurs : Tenu du tableau des contrats fournisseurs, suivis, mis à jour
Suivi des sinistres divers et des
sinistres barrières : Mise à jour des deux tableaux récapitulatifs. Suivi des remboursements
par l'assurance DIOT. Point sur les sinistres des années précédentes et
Relance auprès de l'assurance des montants non remboursés.
Circulaires aux locataires : Adresser, recueillir les réponses
Contacts locataires/fournisseurs : Tenir à jour les différentes listes de contacts
Chantiers: Tenir à jour les tableaux de devis par chantier de la Direction Technique.

Profil du candidat

Bac+3 en Assistanat de Gestion
Vous justifiez d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire.
Maitrise des outils bureautiques (Suite office)
Bonne aisance relationnelle/téléphonique
La maîtrise des logiciels Logiciels CH400 / NEOTESS / AS400 / Windev / Powerpoint est un plus.
Vous avez le sens de la confidentialité
Vous faites preuve de rigueur et avez un grand sens de l'organisation

Temps de travail en %

100

Lieu de prise de service

Lieu de prise de service

Europe, France, Île-de-France, Paris

Ville(s)

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

BAC+2 / BTS / DUT